¿Por qué es importante la Transformación digital 

La transformación digital es la integración de tecnología digital en todas las áreas de una empresa, cambiando fundamentalmente la forma en que opera y brinda valor a sus clientes. También supone un cambio cultural que requiere que las organizaciones desafíen constantemente el status quo, experimenten y se sientan cómodas con el fracaso.

Se estima que para 2021 el 50% de las empresas que actualmente lideran el mercado serán suplantadas por empresas líderes digitales, ya que éstas últimas son hasta un 40% más rentables que las empresas que aún no han afrontado el cambio de la era digital.

La transformación digital ayuda a una organización a seguir el ritmo a las demandas emergentes de los clientes, manteniéndolas en el futuro. La transformación digital permite que las organizaciones compitan mejor en un entorno económico que cambia constantemente a medida que la tecnología evoluciona. Con ese fin, la transformación digital es necesaria para cualquier empresa, organización sin fines de lucro o institución que busque sobrevivir en el futuro.

 

¿Cuales son los beneficios de digitalizar documentos?

  • Ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador en cuestión de segundos.
  • Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de perder un documento importante.
  • Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil de gestionar.
  • Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.
  • Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un documento importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión.  Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online  evitarán que esto pueda ocurrir.
  • Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tengas, puede ser costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasa después de esto? A partir de ahí no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorran tiempo valioso tratando de encontrar documentos mal archivados. Y todo el mundo sabe que el tiempo es dinero. 

Es curioso que cuando se habla de Transformación digital, casi nunca aparece la gestión documental o Gestión del Documento como uno de los pilares sobre los que se debe sustentar.

La información es cada vez más importante y se encuentra, principalmente, en los documentos, en un 90% de las ocasiones. Cada vez generamos una mayor cantidad de datos, gestionar los documentos de la empresa de forma óptima garantiza importantes ahorros económicos y lo que quizá es más importante, permite no perder tiempo en buscar la información adecuada.

Encontrar los sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y optimizan el ciclo de vida de los documentos de la empresa, incluyendo los formatos y medios para la obtención y difusión de estos es algo cada vez más vital para el correcto funcionamiento de una empresa.

Control

El control documental puede traer varios beneficios a tu empresa, su importancia radica en asegurar la eficiencia, desarrollo, confianza, trazabilidad, calidad y seguridad de la información. Es necesario alcanzar:

  • Control de permisos de usuarios
  • Centralización de gestión
  • Definición de políticas de uso y procedimientos
  • Control de costes
  • Registro de actividad histórica

Eficiencia

Muchas organizaciones de diferentes tamaños han logrado alcanzar una mayor eficiencia en los procesos internos de diferentes departamentos como la gestión de pedidos, facturas, postventa. Para conseguir una gestión de los documentos más ágil y lograr los objetivos estratégicos de la empresa se requiere definir los procesos, depurarlos y disponer de sistemas adecuados que permitan:

  • Automatización de tareas manuales repetitivas.
  • Reducción de tiempos de gestión y costes asociados.
  • Incrementar la satisfacción al cliente en tiempos de respuesta.
  • Entorno colaborativo centralizado entre usuarios.
  • Búsqueda inmediata y fácil de la documentación.
  • Entorno digital seguro en oficina y teletrabajo.

Seguridad

Uno de los puntos más críticos en cuanto a la gestión de la documentación es garantizar la custodia de manera eficaz por la importante información que contiene. 

El acceso seguro a estos datos resulta de vital importancia para el funcionamiento de cualquier empresa, logrando:

  • Evitar accesos de agentes internos y externos no autorizados
  • Back-up temporal y de histórico de cambios
  • Cumplimiento de GDPR, ISO y otras normativas vigentes
 

Ahorro

La tecnología es una gran aliada para recortar gastos innecesarios y mantener el presupuesto bajo control. Como consecuencia de los anteriores pilares, se consigue un ahorro de hasta un 50% en material de oficina (papel, toner, fotocopias, sellos, sobres, etiquetas, carpetas, armarios, archivadores, etc.) optimizando los procesos de negocio a entornos digitales. Qué conseguimos:

  • Reducción del 50% en los costos de fotocopiado e impresión
  • Reducción de espacio físico y archivo documental
  • Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.